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Mi mail, a partir de ahora, será un buzón

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El tiempo que tardas en encontrar algo en la bandeja de entrada es directamente proporcional a la cantidad de cosas sin importancia que tienes almacenadas.

Esta última semana (la fuerza obliga y algunos imprevistos han forzado la situación) he hecho un experimento, tratando la bandeja de entrada de mi mail como lo que es: un buzón. O lo que es lo mismo, abriéndola únicamente tres veces al día: a primera hora de la mañana, a primera hora de la tarde y al final de la jornada.

Tenía el hábito de dejar abierta una ventana del navegador con el mail siempre a la vista, de forma que nada más llegar una notificación pudiese leerla. Eso, además de distraer mi atención de forma continua, aportaba pocas ventajas, excepto la de acostumbrar a los demás a utilizar mi correo como un servicio urgente, porque soy de las que contesta rápido (quizás la única cosa con sentido en este proceso: una vez distraída mejor atender el tema antes de retomar la concentración).

También tenía el chat activado siempre, en una especie de ofrecimiento a la conversación o de aviso de que estaba disponible para los temas urgentes. Eso a pesar de que tengo un sistema de carpetas que clasifica mis mails y puedo saber cuándo recibo algo de un tema concreto cuyo seguimiento me interesa.

Es decir, que en su día monté un sistema por el cual la urgencia la determinaba yo y sin embargo he estado utilizando un método mediante el cual la urgencia la determinan los otros.

Si a ello unimos que mi ordenador no es solo un espacio de trabajo, sino también de ocio (series que no descargo, sino que veo -vemos- online) y de afición (escritura), resulta que paso muchas horas conectada, que acaban traduciéndose en tiempo de trabajo, ya que este se filtra como el agua en un espacio privado que deseo mantener al margen, incluso cuando en él estén involucrados amigos con los que, además, tengo una relación laboral).

A eso hay que añadir que el mail ahora, gracias a los smartphones, se lleva todo el día encima y se ha convertido, a pesar de ser por definición una forma de comunicación asincrónica, en un rompedor de concentración del mismo calibre que el teléfono (al que no encuentro más sentido que el de las llamadas realmente urgentes o con personas que viven tan lejos que nunca se puede quedar a tomar un café con ellas).

El caso es que el “experimento” que me he visto forzada a realizar esta última semana me ha permitido:

Ganar tiempo de concentración en un tema concreto. Lo cual en mi caso repercute directamente en una resolución más rápida de los problemas.

Realizar una mejor gestión de los correos. Cuando me dedico a revisarlos solo estoy pendiente de eso y mantengo el mail con un nivel de ocupación aceptable. Mi máxima siempre ha sido “guardarlo todo es lo más parecido a no guardar nada”. El tiempo que tardas en encontrar algo en la bandeja de entrada es directamente proporcional a la cantidad de cosas sin importancia que tienes almacenadas.

El estar online engancha y al principio cuesta entender que el mundo no se acabará si nosotros no estamos pendientes de lo que pasa fuera todo el día. Luego ves que en realidad no ocurre nada especial, excepto que optimizas tu jornada y trabajas más relajada al tener el control real de tu tiempo laboral.

Pues eso. Que seguiré con el sistema y os recomiendo probarlo a los que no lo estéis haciendo ya.

Autor fotografía: Amanda Irigoyen. Amanda es familia, ingeniero industrial y  aficionada a la fotografía. La que ilustra este post se realizó en el East Village de Nueva York, en junio de 2012.

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